Kurban Takip Programı: Bağış, Hisse, Vekalet ve Video Sistemi
Hisseler tabloda karışıyor, bağışçı durumu sormak için arıyor. Her aşama kayda bağlanır, bağışçı kendi ekranından izler.
Detay
Bağış, kurban ve burs yönetmek
Burs Takip Programı: Başvuru, Değerlendirme ve Karar Yönetimi
Aday başvurusunu telefondan bölüm bölüm tamamlar, vakıf ekibi her dosyayı atanmış kişiyle ve her adımı kayıtlı biçimde karara taşır. Uygunluk kontrolünü yapan aday, uygun değilse nedenini başvurmadan öğrenir.
- Yayımlanmamış karar adaya incelemede olarak görünür
- Burs görevlisi öneri yazar, kararı yetkili yönetici verir
- Belgelerin açık adresi yoktur, yetki denetiminden geçerek açılır
Kimler için
Eğitim ve burs vakıflarıBurs veren derneklerHayır ve yardımlaşma kurumlarıOkul ve üniversite burs birimleri
Bu sayfada
Bu sorunlar size tanıdık mı?
Kurumumuza uygun olmayan başvurular yığılıyor.
Aday forma geçmeden önce kısa bir uygunluk kontrolü ekranına gelir. Uygun değilse nedenleri listelenir, yanıtları kaydedilmez. Kontrol bilgilendiricidir, başvuruyu kapatmaz: aday atlayıp yine başvurabilir, kesin kararı dosya incelemesinden sonra yetkili yönetici verir.
Aday formu yarıda bırakınca her şey baştan başlıyor.
Yarıda kalan form taslak olarak durur, aday devam bağlantısını doğum tarihiyle açıp kaldığı yerden sürdürür. Aynı kimlik ve dönem için ikinci başvuru açılmaz.
Eksik belgeleri telefonla kovalıyoruz.
Personel eksik belgeyi ve son tarihi seçer, aday e-posta alıp belgeyi yükler. Süre geçince otomatik ret olmaz, gecikenler personele bildirilir.
Aday başvurum ne oldu diye sürekli soruyor.
Aday hesap açmadan referans numarası ve doğum tarihiyle durumunu sorgular. Hesabı olan aday yapılacak işlerini en yakın son tarih üstte olacak biçimde görür.
Nasıl çalışır?
Uygunluk kontrolü
Süreç başvuru açılmadan başlar: aday vatandaşlık, okul türü, düzey, yaş ve başka burs sorularını yanıtlar. Yanıtlar programın düzey ve yaş kurallarıyla karşılaştırılır. Kontrol bilgilendiricidir, aday isterse atlayıp forma geçebilir.
Adım adım başvuru
Eğitim, aile ve mali bilgiler, belgeler ve beyan ayrı adımlarda doldurulur, her adım sunucuda doğrulanır. Sağlık bilgisi için ayrı açık rıza alınır, gerektiğinde veli onayı belgesi istenir.
Dosya incelemesi
Başvuru gelen kutusuna düşer, dönem, program, durum, düzey ve ile göre süzülür ve bir görevliye atanır. Belgeler tek tek geçerli ya da geçersiz işaretlenir, not eklenir.
Öneri ve mülakat
Burs görevlisi dosyaya önerisini yazar. Mülakat tarihi ile yer ya da çevrim içi bilgisi girildiğinde aday davet e-postası ve takvimine ekleyebileceği bir dosya alır.
Gerekçeli karar
Yönetici onay, yedek ya da ret kararını verir, ret için gerekçe kodu zorunludur. Yalnız tanımlı durum geçişlerine izin verilir, her geçiş denetim kaydına yazılır.
Sonuç duyurusu
Sonuçlar yayımlanınca e-postalar günlük gönderim sınırına bölünür, onay ekranı tahmini bitiş tarihini gösterir. Onaylanan aday banka hesap bilgisini hesabından, e-posta koduyla iletir.
Kim ne görür?
Aday
Başvurur, taslağını sürdürür, istenen belgeyi yükler ve mülakat tarihini görür. Onaylanırsa banka hesap bilgisini hesabından bildirir.
Burs görevlisi
Dosyaları inceler, eksik belge ister, mülakat planlar ve öneri yazar. Karar veremez, kararı değiştiremez.
Yönetici
Program ve dönemleri tanımlar, kararı verir, sonuç yayınını başlatır. Hassas işlemlerde yeniden doğrulama yapar.
Bağışçı
Kampanya sayfasından havale açıklamasını kopyalar, dekontla bildirim yapar. Hesap açarsa bildiriminin durumunu oradan izler.
Ekranlardan örnekler
Neler içerir
- Ad, referans, e-posta ve kimlik numarasıyla başvuru arama
- Gecikmiş belge ve bana atanan filtreleri, yeni belge işareti
- Personelin aday adına belge yükleyebilmesi
- Başvuru detayında sekmeler, iç notlar ve zaman çizelgesi
- Toplu işlem ve ayrı izinli, denetim kayıtlı CSV dışa aktarımı
- Gönderim sırasında durum değiştiyse sonuç e-postasını atlayan kontrol
- Banka bilgisi değişiminde sahibine güvenlik e-postası, personele rozet
- Doğum tarihi doğrulanana kadar kilitli kalan hesap bağlama
- Günlük burs özeti ve haftalık e-posta raporu
- İçerik editörünün başvuru verisini göremediği sabit roller
- Kampanya sayfası, havale bildirimi ve dekont takibi
- Mobilde alt uygulama çubuğu ve alttan açılan menü
Veri, güvenlik ve entegrasyon
Veri ve belge güvenliği
Kimlik numarası, gelir ve banka bilgisi gibi hassas alanlar ayrı ayrı şifrelenir, ekranda maskeli görünür ve açma işlemi denetim kaydına yazılır. Belgeler web dışındaki özel depoda durur, aday yüklediği belgeyi geri indiremez. Saklama süresi dolan başvurularda alanlar boşaltılır, belgeler silinir; süre kurulumda kurumunuzun saklama ve imha politikasına göre tanımlanır. Veritabanı her gün, dosya ve belgeler her hafta şifreli yedeklenir; bu görevlerin zamanlamasını kurulumda ayarlıyoruz.
Giriş ve yetki
Aday ve bağışçı parola kullanmaz, tek giriş sayfasından merkezi kimlikle ya da e-postaya gelen kodla girer. Personel ayrı bir kapıdan girer ve her seferinde güvenlik kodu verir. Açık kalmış bir merkezi kimlik oturumu hassas işlemlere yetmez: banka bilgisi bildirimi, başvuru geri çekme, veri indirme ve hesap silme ayrıca e-posta kodu ister.
E-posta altyapısı
Bildirimler ve hassas işlemler çalışan bir e-posta altyapısına bağlıdır. E-posta teslim edilemiyorsa sistem işlemi kapatır ve açık bir ileti gösterir, bu yüzden posta ayarı kurulumun parçasıdır. Yayın Türkçe ve İngilizcedir.
Sık sorulan sorular
Burs takip programı neleri kapsar?
Uygunluk kontrolü, başvuru formu, belge inceleme, eksik belge isteği, mülakat, gerekçeli karar ve sonuç duyurusu aynı dosya üzerinde ilerler. Onaylanan adaydan banka hesap bilgisi de buradan alınır. Sistem burs tutarını ödemez, ödeme takibi de yapmaz.
Bursiyer takip sistemi gibi burs ödemelerini de izler mi?
Hayır. Dönem ödeme takvimi, kayıt yenileme ve mezun takibi bu kapsamda yoktur; onaylananlar listesinde banka bilgisi sütunu da bulunmaz. Süreç onaylanan adayın hesap bilgisini e-posta koduyla alıp şifreli saklamakla biter. Bu ihtiyaç sizde önceliklise ayrı bir geliştirme olarak konuşmamız gerekir.
Online burs başvuru formu yarıda kalırsa aday devam edebilir mi?
Evet. İlk geçerli adımda taslak açılır ve aday devam bağlantısını doğum tarihiyle açar. Veritabanında bağlantının yalnız özeti tutulur, taslağın süresi başvuru bitiş tarihiyle sınırlıdır. Belgesi eksik aday da sonradan tamamlayabilir.
Aday hesap açmadan durumunu görebilir mi, karar erken görünür mü?
Aday referans numarası ve doğum tarihiyle hesapsız sorgu yapar, eksik belgeyi de bu yoldan yükler. Bilgiler eşleşmezse genel bir mesaj döner. Karar yayımlanana kadar ekranda incelemede yazar, böylece sonuç erken sızmaz.
Adayın belgeleri ve KVKK açık rızası nasıl korunur?
Belgelerin açık adresi yoktur, personel dosyayı ancak yetkisi varsa ve belge o başvuruya aitse açabilir. Aydınlatma onayı ile sağlık bilgisi için ayrı rıza başvuru sırasında alınır. Aday hesabından verisini indirebilir, hesabını silebilir; metinlerin hukuki onayı kurumunuzun danışmanına aittir.
Vakıf yönetim programı olarak da kullanılabilir mi?
Burs dışında kurumsal site, içerik paneli, gönüllü ve iletişim formları, kampanya sayfaları ve havale bildirimi de sistemin parçasıdır. Mali muhasebe ve bağış tutarı raporu yoktur, raporlar adet ve açık iş düzeyindedir. Kampanyada toplanan tutarı personel elle günceller.
Yakın ihtiyaçlar için diğer çözümler
Tüm çözümler
Dernek Yazılımı: İçerik Yayını, Form Kutuları ve Havale Bildirimi
Site bir yerde, formlar e-postada, dekontlar başka yerdeyse hepsini ekibin yetkisine göre ayrılmış tek panelde topluyoruz.
Detay
Özel E-Ticaret Yazılımı: Ödeme, Fatura ve İade Tek Sistemde
İade, fatura ya da ödeme kuralınız hazır altyapıya sığmadığında iş elle düzeltmeye kalıyor. Sipariş akışını mağazanızın kurallarına göre kuruyoruz.
Detay